Note Spese: dallo scontrino al rimborso, senza carta
Le note spese escono dal cassetto e dalle buste di scontrini. Con Netram il dipendente registra ogni spesa dal telefono nel momento in cui la sostiene, e l'amministrazione la ritrova pronta da approvare su Netram WEB.
Una nota spese è un gruppo di spese legate a una trasferta, a una fiera o a una visita da un cliente. Dalla Netram App il dipendente crea la nota, aggiunge le spese una alla volta e allega la foto di ogni scontrino. Quando ha finito la invia, e da quel momento sa sempre a che punto è: in attesa, accettata, pagata oppure rimandata indietro con il motivo.
Dall'altra parte, la pagina Rimborsi Spesa di Netram WEB raccoglie le note di tutta l'azienda in un solo posto: chi le ha presentate, quanto c'è da approvare e quanto è già stato rimborsato nel mese.
Pensato per chi spende e per chi rimborsa
Le regole le decide l'azienda una volta sola, e valgono sia nell'app sia in amministrazione.
Scontrini letti dall'app
Scanner documenti e riconoscimento del testo funzionano direttamente sul telefono: i campi letti dallo scontrino vengono evidenziati e il dipendente li conferma prima di salvare.
Limiti per tipo di spesa
Pasti, soggiorni, rimborsi chilometrici, treni, taxi, parcheggi, pedaggi, carburante: per ogni tipo l'azienda sceglie se abilitarlo, l'importo massimo, quanto indietro si può andare con la data, il numero di ospiti e il costo al chilometro.
Rimborsi sotto controllo
Totale rimborsato, note da approvare, andamento degli ultimi sei mesi e ripartizione per tipologia, per tutta l'azienda o per il singolo dipendente. Un riepilogo è sempre visibile anche nella Dashboard.
Approvi con lo scontrino sotto gli occhi
Aprendo una nota da Netram WEB il responsabile trova ogni spesa con importo, IVA, metodo di pagamento e nota del dipendente, e apre lo scontrino con un clic. Approva la singola spesa o tutta la nota; se manca qualcosa la rimanda indietro con un messaggio, che il dipendente legge subito nell'app.
Le note approvate finiscono nel prossimo pagamento: con Paga, Netram le raggruppa in un lotto e genera il file del bonifico SEPA, nel tracciato europeo o CBI, oltre all'export Excel e CSV.
In sintesi
Stato sempre visibile: Da inviare, In attesa, Accettata, Pagata o Rifiutata, con la nota del responsabile quando una spesa va corretta.
Inserimento dall'ufficio: L'amministratore può registrare note e spese anche da Netram WEB, per chi non usa l'app.
Parametri per società: Tipi di spesa abilitati e limiti si configurano da Netram WEB e l'app li applica subito.